Задачи, которые может решить электронный архив документов

Электронный архив документов на сегодняшний день получил довольно широкое распространение. Это помогает решить целый ряд вопросов. В первую очередь, стоит отметить удобство хранения информации. Документы в бумажном варианте занимают довольно много места. Нередко в некоторых компаниях арендуют дополнительный офис для хранения бумажного архива.

Электронный архив документов помогает решить и еще одну проблему работу с бумагами. Изначально тратился довольно длительный промежуток времени на поиск того или иного договора. Немало времени уходило и на подготовку документации к плановой проверке. Сотрудник отвлекался от своей основной работы, в результате чего ему приходилось наверстывать упущенное. Сейчас же поиск документов занимает всего несколько минут, так как они находятся в электронном варианте. Кроме того, в процессе создания архива документы систематизируются, каждое дело хранится в отдельном документе. Такая организация документооборота полностью исключает потерю файлов, соответственно, работодатель может быть уверен в сохранности архива.

Немаловажным преимуществом электронного архива является доступ к документам. С договорами могут работать сотрудники всех филиалов компании, что значительно ускоряет процесс передачи материалов между филиалами. Кроме того, доступ к документам может происходить из любой точки земного шара. Особенно это удобно для сотрудников в командировке. Это актуально в том случае, если специалист забыл какие-то документы или же для заключения сделки потребовалась дополнительная информация.

Стоит отметить, что электронный архив создается достаточно легко. Работа выполняется в короткие сроки и довольно легко внедряется на любое предприятие. Все необходимые документы тщательно сортируются, а затем переводятся в электронный формат путем сканирования. После этого все документы регистрируются в системе, а затем распределяются по карточкам поиска в соответствии с утвержденной структурой.

В короткий промежуток времени станет понятно, что внедрение электронного архива положительно сказывается на работе любого предприятия. Благодаря наличию такой программы сотрудники могут оптимально распределить свое рабочее время, так как доступ к необходимым документам осуществляется прямо с рабочего места. Кроме того, работодателям проще контролировать выполнение рабочего плана, а специалисты могут планировать текущую работу.


IT - Задачи, которые может решить электронный архив документов

Категория: IT | Добавил: (Дата публикации: )
Просмотров: 71 | Рейтинг: 3.3 / 3


Задачи, которые может решить электронный архив документов - отзывы и комментарии

Всего комментариев: 0
avatar