Если заглянуть в интернет, он пестрит объявлениями с предложением аренды помещений для самых различных мероприятий: семинары, совещания, научно-практические конференции, торжественные мероприятия, экспозиции, выставки, ярмарки. Площадок много, но далеко не все они соответствуют необходимым требованиям для подобных мероприятий.
Выбор подходящей площадки очень важен, так как комфортные условия во многом определяют впечатление участников и гостей мероприятия.
Локация
Галерея должна располагаться в месте удобной транспортной развязки, близ метро, например. К зданию должен быть подъезд легковых автомобилей, а также автобусов. Кроме того, обязательно наличие просторной парковки. Парковка сейчас – одно из важнейших условий проведения мероприятия. Поиск парковки не должен занимать время ваших гостей, подумайте об этом за них заранее.
Также необходимо подобрать подходящий размер помещения. Не стоит выбирать зал, рассчитанный на пятьсот человек, для мероприятия с максимальным количеством участников до двадцати человек. Так проводимое мероприятие будет казаться плохо организованным, да к тому же может быть воспринято несерьезно.
Зал под мероприятие
Подбирая подходящее под мероприятие помещение выбирайте залы с окнами, старайтесь не останавливать свой выбор на подвальных или полуподвальных помещениях. Дело в том, что подобные помещения могут плохо вентилироваться, в них может скапливаться влага и плесень. Долгое нахождение в таком помещении неблагоприятно для здоровья. Кроме того, если вы проводите выставку или ярмарку, то есть это длительное мероприятие, длящееся от трех дней до двух недель, это значит, что все ваше оборудование и товар будут оставаться в галерее. Как известно, подвальные помещения часто подвергаются подтоплению из-за аварий в коммуникациях, поэтому вам может быть нанесен урон.
Зонирование помещения
Продумайте гардероб для участников мероприятия и зону регистрации, которая часто соседствует с велком-зоной. Велком-зона – это стол, расположенный у входа, на котором гостей ждут напитки и закуски. Площадь для зоны регистрации должна быть достаточно большой, чтобы не образовывалась толпа. Гардероб следует вынести отдельно. Обязательно наличие стульев или пуфов, а также зеркал.
Если мероприятие планируется длительное, необходимо, чтобы в галерее была отдельная комната, выделенная под кофе-брейк или фуршет. Таким образом, к моменту начала перерыва столы будут уже накрыты и участников не будет отвлекать передвигающийся в зоне столов персонал. Даже если планируется небольшой фуршет или кофе-брейк, должны быть предусмотрены места для сидения.
Техническая оснащенность
Очень важным критерием для выбора места проведения мероприятия является техническая оснащенность. В зависимости от типа мероприятия вам может понадобиться: дополнительное освещение, микрофон и колонки, музыкальное оборудование, проектор, флип-чарт, магнитно-маркерная доска, достаточное количество розеток, удлинители.
Кроме того, обязательным условием при проведении любого мероприятия является наличие кондиционера или климат-контроля. В зале должна быть комфортная температура. Также в общем доступе должны находиться туалетные комнаты, которые должны быть оборудованы всеми необходимыми хозяйственными товарами и предметами личной гигиены.
Обратите внимание на мебель: столы и стулья должны быть исправны, в хорошем состоянии. Вы и ваше мероприятие будут ассоциироваться именно с залом, в котором оно прошло. Выбранное под мероприятие помещение должно иметь в наличии достаточное количество сидячих мест. Приятным бонусом в галерее является наличие места для оборудования фотозоны. Фотозона сейчас – это важный элемент корпоративной культуры, позволяющий вести фотохронику событий и мероприятий.
Подбирая подходящее под мероприятие помещение, необходимо учесть массу нюансов, прежде чем начать обговаривать вопрос суммы и срока аренды помещения. Каждое несоответствие заявленным требованиям должно иметь следствием либо поиск другого места для мероприятия, либо серьезный демпинг суммы аренды.
