Конференции могут проводиться с разными целями и проблемами, которые необходимо решить. Однако, вопрос о том, как же правильно ее организовать волнует многих новичков. Данная статья позволит вам почерпнуть для себя много полезной информации, которая несомненно увеличит шансы на полезное мероприятие.
В чем суть?
Главный вопрос, на который должен ответить каждый руководитель:
– По какой причине людям надо посетить ваше мероприятие?
Ответов может быть несколько, в лучшем случае – не менее 10-15. К примеру, самыми распространенными являются следующие варианты: улучшить конкретные навыки, следить за изменением трендов, получить новую информацию от потенциальных клиентов. Список может продолжаться очень долго. Важно понять свою целевую аудиторию.
Назовите наиболее распространенные типы личностей, которым будет интересно ваше мероприятие. При создании портрета следует детальнее написать социально-демографические и психографические характеристики пользователей – их возраст, пол, сферу работы и увлечений, зарплата, регион, жизненные ценности и мировоззрение, количество детей, женат / замужем и другие подобные пункты. Все полученный ответы необходимо зафиксировать, потому что они быстро забываются, но напрямую отвечают за потенциальный успех ивента.
№1. Дежавю
Иногда можно заметить странную ситуацию: на нескольких смежных ивентах наблюдаются идентичные тексты. Человек, который уже не раз был на конференциях, наверняка слышал их, поэтому заинтересовать его ими практически невозможно. Что тогда остается? Необходимо добиваться согласия со спикерами, чтобы каждая тема была индивидуальна и нова. Да, придется заплатить чуть больше, но результат того стоит, и вложения окупятся сторицей.
Стоит заметить, что иногда можно и сделать небольшое изменение темы, но приложить несколько успешных кейсов, которые полностью экслюзивны. Лучше всего – оригинал, ведь человеку интереснее слушать об аспектах жизни, необходимых улучшить и давать четкие советы, чем слушать про вред курения. Говорите спикерам о личном нежелании краснеть эффекта дежавю для аудитории.
Ораторы, как и другие, любят находить свои лазейки везде. К примеру, они могут предложить три разные темы на три дня конференции. Однако, общая уникальность будет 15%. Такие попытки следует пресечь в корне. Отдайте больше, но за качество.
№2. Экономить на всем
Посетить конференции сразу заметит, если на проведении сэкономили деньги. Да, есть небольшие допустимые нормы, однако, имеются и те, что нарушать нельзя.
Во-первых, еда. Даже если мероприятие дневное, люди захотят есть. И тут нельзя ограничиваться бутербродами с майонезом (реальный пример из жизни). Организуйте как минимум бесплатные кофе-пойнты для перекуса. Как показывает опыт, это не обанкротит организаторов. А сытый человек — довольная личность. В идеале проведите один перерыв на обед.
Во-вторых, развлекательная часть, нужна разрядка. Соорудите зоны отдыха, уголки для кулуарных бесед. Конкурсы, розыгрыши от стендистов, промоакции, промомодели не помешают и разрядят обстановку. Но ни в коем случае не делайте подобный интерактив! Прищепка на нос топ-менеджеров? Серьезно?
№3. Антропогенный фактор
Не думайте о посетителях и спикерах, как о роботах. Подготовьтесь ко всем, даже самым некрасивым результатам, не показывайте свое удивление на публику. Оно может сыграть как на руку, так и испортить репутацию. Как показывает практика, некоторые на бизнес-мероприятиях занимаются тем, что воруют чайные пакетики и пытаются продать свой никому ненужный продукт.
Некорректно вести себя способен и спикер. Практика одного из известных агентств показывала, что иногда оратор пропадал или вовсе заявлял об уходе за 1 день до начала события. Чтобы не попасть впросак, найдите 1-2 менее известных спикеров, которые за небольшую доплату смогут подстраховать вас в случае необходимости.
Соблюдая все советы, которые были выше, вы сможете значительно повысить шансы на успешность мероприятия, поэтому получить известность, соответственно, увеличить доход. Если у вас есть возможность, то закажите профессиональное проведение конференций в агентстве.
