Ярмарочная торговля во всем мире известна с незапамятных времен. Как и раньше, сегодня на ярмарках можно встретить редкую продукцию. А высокая концентрация предпринимателей одной сферы деятельности позволяет совершать выгодные сделки и даже координировать рынок в целом.
Тем не менее любая ярмарка требует тщательной подготовки. И первым очень важным этапом подготовки является определение четких целей ярмарки и ее аудитории. Ярмарка может быть организована как фирмой, которая специализируется на создании таких мероприятий, так и любым юридическим или физическим лицом.
Второй этап – окончательное принятие решения об организации ярмарки и подготовка документов для проведения ярмарки: в частности, приказа от местных властей. Обычно это не доставляет никаких сложностей, поскольку любые власти поддерживают подобные инициативы. Регистрационный взнос на ярмарку выплачивается не позже, чем за 15 дней до ее проведения. На этом же этапе собирают ярмарочный комитет, который занимается разработкой участников ярмарки, распространением рекламных и информационных материалов о будущем мероприятии, рассылкой приласительных, буклетов, брошюр и т.д..
Третий этап – принятие заявок и составлением сметы расходов. Обычно это расходы на аренду ярмарочной площади, транспортные услуги и т.д.. На этом же этапе оцениваются доходы от ярмарки, основными статьями которых являются плата за участие, аренду экспозиции, складских площадей, а также возможны доходы за платный вход на ярмарку. Организации, специализирующиеся на ярмарках, оказывают консультативные, дизайнерские и другие дополнительные услуги, которые помогают принимать участие в ярмарках с выгодой не только для ее организаторов, но и для себя.
Четвертый этап – составление каталога участников, подавших заявки на участие в ярмарке. На этом этапе оцениваются перспективы ярмарки и выводятся гипотезы относительно ее результатов.
Пятый этап – непосредственное проведение ярмарки. Для посетителей это только начало, в то время как для организаторов и участников мероприятие на этом этапе подходит к логическому концу. Именно при проведении ярмарки становится понятно, насколько хорошо она была подготовлена.
И, наконец, последний этап – подведение итогов ярмарки с указанием возможных ошибок. Если ярмарка была организована в первый раз, организаторы на этом этапе выводят для себя определенную стратегию деятельности.
Организация ярмарок – мероприятие очень сложное. Но и участвовать в ярмарках не так просто. Прежде чем идти на этот шаг, следует посетить не одно подобное мероприятие и понаблюдать за его участниками.
