Все мы пишем письма друзьям, знакомым или, возможно, высокопоставленным лицам. Чтобы ваше письмо выглядело корректным и доносило необходимую мысль, оно должно быть составлено с соблюдением всех правил.
Категории писем.
Чтобы правильно написать конкретное письмо, необходимо для начала определить, к какой категории оно относится.
Такая категория, как личные письма, относится к близким вам людям. В них можно использовать неформальный стиль.
Следующая категория писем – полуофициальные. Такие письма относятся к перепискам между вашими личными вопросами и разными организациями. Вопрос может касаться, к примеру, банковского счёта, получения товара и т.п.
И последняя категория – деловые, или служебные письма. В таких письмах необходимо выдерживать официально-деловой стиль изложения. А также, требуются строгие правила оформления.
Правила написания личного письма.
Конечно же, личное письмо писать приятнее всего, так как оно направлено близкому человеку. Такое письмо можно смело начинать с обычного слова «Привет».
Так как стиль переписки с близким человеком неформальный, вы можете смело использовать шутки, или услышанные сплетни, да и банальный пересказ прочитанной статьи тоже подойдёт.
В беседе с близкими людьми обычно интересуются личными делами, чувствами, пожеланиями и употребляют встречные вопросы, чтобы продолжить переписку. Главное, в конце не забывайте ставить свою подпись. Например, по электронной почте зачастую забывают об этом, и адресат не всегда может разобрать от кого письмо. Перед отправкой обязательно перечитайте, что вы написали и проверьте на наличие ошибок.
Правила написания полуофициального письма.
Одно из правил полуофициального письма – оно должно быть максимально кратким и чётким. Вы должны конкретно пояснить суть вопроса. Улучшит ваше письмо простота изложения и его логичность. Рекомендуется исключить всевозможные лирические отступления от темы и сосредоточиться на фактах.
Оформить письмо можно как при помощи компьютера, так и от руки. В этом случае пригодится бумага и ручка. Предпочтительнее, конечно, на компьютере. Распечатав, поставьте подпись, и письмо готово. Если же вы всё-таки пишите от руки, то проследите за чёткостью букв и отсутствием ошибок. Во многих организациях ведётся электронный учёт писем, и если вы напишите своё имя неразборчиво или с ошибкой, то письмо потеряется.
Адресата необходимо указывать в верху в правом углу. Немного ниже пишется ваша фамилия, имя и отчество, затем адрес, куда отправить ответ и номер телефона.
Деловые, или служебные письма.
Письма данной категории конечно же выдерживают в официально-деловом стиле. Для этого необходимо достаточно кратко и максимально ясно расписать тему вопроса. Не забывайте об этикете во время написания делового письма.
Деловое, или служебное письмо составляется строго по одному вопросу. Или же, по нескольким, но взаимосвязанными между собой. Если же вам нужно обратиться не с одним вопросом, то лучше написать для каждого отдельное письмо.
Содержание текста должно быть написано простыми фразами, без лишних отхождений от конкретного вопроса. Даже банальная любезность будет лишней для делового письма. Избегайте также и подробностей, излагайте сугубо по факту.
И конечно же, не забудьте об орфографии. Не только деловое письмо, но и любое другое должно обойтись без ошибок, что уже вызовет к вам внимание и уважение.
