Кажется, что время мимолетно и не поддается никакому управлению, но с этим можно поспорить. Существует несколько принципов, при соблюдении которых без проблем можно управлять распорядком рабочего дня сотрудников организации.
- Подготавливать утром и вечером перечень дел на день.
- Формулировать конкретные задачи для каждого работника и устанавливать для них определенный срок выполнения.
- Длительность решения задач не должна быть дольше одного часа. Если времени не хватает, нужно разделить дело на подзадачи.
- Не игнорировать инструменты для концентрации внимания – метки, цвета, специальные оповещения в программах.
- Стоит организовывать перерывы в деятельности, прибегать к техниками контроля времени.
Ниже подробно расскажем о нескольких известных принципах, которые успешно работают на практике.
- Pomodoro. Его принцип строится на чередовании отдыха и работы с интервалами: 25 минут беспрерывной занятости, потом 5 минут отдыха, и так 4 раза. После этого предлагается спокойно расслабиться 15 минут, выпить чаю.
- Канбан. Принцип, который используется в компании Toyota. Необходимо разделить ежедневник на 3 графы: 1 – весь объем задач, 2 – в работе, 3 – готово, и постепенно перемещать из первой графы в последующие в процессе решения задач.
- Ленточная диаграмма Гантта. Идеальное решение для крупных проектов. В одном графике сконцентрированы все подзадачи, степени их решения, дедлайны и все необходимые показатели.
Таким образом, при любом планировании (даже личном) нужно:
- составлять списки дел на год, месяц, неделю и даже день;
- распределять задачи при помощи планера (электронного или бумажного);
- использовать методы контроля времени.
Правильно пользоваться принципами тайм-менеджмента можно благодаря программе ЛидерТаск – корпоративный органайзер с возможностью коллективной работы с решением задач проекта.
