Уже более 20 лет, как электронный документооборот вошел на рынок России, уйдя от советских принципов канцелярии, простых систем учета и регистрации документов, кипы бумаг на каждом рабочем столе, огромных стопок архивных документов… Компьютерная техника позволила систематизировать и управлять информацией, объединить функции управления документами и работы коллектива.
На сегодняшний день 100% офисной документации создается в электронном виде, более половины документов распечатывается по просьбе руководства: для согласования или ознакомления. Это недостатки СЭД или EDMS − многопользовательской системы электронного документооборота. Такой системой пользуются преимущественно некрупные компании и предприятия, а также государственные органы власти, чей бюджет ограничен. К тому же госструктурам необходимо выполнять план документооборота и делопроизводства. В СЭД есть модуль автоматизации работы канцелярии, что наиболее соответствует особенностям российского делопроизводства.
Крупным холдингам, которым дорога каждая минута, необходима полная автоматизация документооборота (ЕСМ). Это позволяет абсолютно автоматизировать управление документацией на всех этапах, а в результате − не отвлекаться на бумажную волокиту.
Многие задают вопрос – необходима ли ЕСМ-система маленьким предприятиям? Каковы ее преимущества? Плюсы ECM-системы в следующем:
- Несложное внедрение и сокращение сроков обучения персонала. Постоянное взаимодействие сотрудников приводит к сплочению команды, а значит, повышает корпоративную культуру.
- Со стороны руководителя предоставляются средства контроля за функционированием системы менеджмента качества.
- Контроль за обеспечением строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями.
- Конкурентоспособность и мобильность: благодаря ускорению движения большой скорости информационных потоков увеличивается качество и скорость обслуживания клиентов.
- Конфиденциальность: невозможность утечки информации, так как к документам ограничен доступ пользователей, а все действия с электронными документами протоколируются.
Однако, перед тем, как переходить к ЕСМ, оцените все плюсы и минусы. Ведь по итогам некоторых ИТ-специалистов, возможно, что в скором времени СЭД будет восприниматься как разновидность ECM.
